Úprava proforma faktury

Úvod

• Tento článek představuje metodu úpravy dat zadaných na nezaplacených proforma fakturách;

Požadavky

• Klientský účet Hostico;
• Neplacená proforma faktura;
  Platný subdodatek;

Kroky

• Úpravy proforma faktury lze provádět pouze v případě, že je uživatel přihlášen do klientského účtu Hostico a má platný subkontaktní účet;
• Pokud narazíte na potíže s přístupem do klientského účtu Hostico, můžete se poradit s článkem: Autentifikace (Přihlášení) v klientském účtu Hostico;
• Po přihlášení do účtu přejděte do sekce Finanční;
• Na otevřené stránce se zobrazí všechny faktury nalezené v účtu. Přejděte na proformní fakturu, u které chcete upravit data, a klikněte na proformní kód (např. 255366);

• Ve otevřeném okně budou zobrazeny aktuální údaje používané na úrovni proformy spolu s odpovídajícími částkami;
• Zde přistupte k sekci Upravit fakturační informace na pravé straně obrazovky;
  Vybereme podkontakt, pro který chceme fakturu upravit, a poté potvrdíme proces tlačítkem ANO;

• Pokud nemáte podkontaktní osobu v klientském účtu, zobrazí se vám zpráva, která vás o tom informuje. Chcete-li přidat další podkontaktní osobu, klikněte na Nový kontakt;

• Vyplňte všechny údaje správně a vyberte oprávnění, která chcete poskytnout subkontaktu. Pokud nechcete udělit další oprávnění a subkontakt bude použit pouze pro úpravu budoucích faktur, není nutné zaškrtávat políčka na stránce.

• Důležité! - V případě nových subkontaktů (které nebyly dříve použity k fakturaci) není úprava dat okamžitá a bude zobrazena zpráva v tomto ohledu. Prodejný oddělení ověří předložený požadavek a schválí subkontakt pro fakturaci, takže budoucí požadavky na úpravy těchto subkontaktů budou automaticky schváleny.
• Pokud zadaná data v subkontaktu nejsou správná/skutečná, nebudou ověřena a nemohou být proto použita pro fakturaci. V těchto případech je nutné aktualizovat zadaná data.
• Platné subkontakty lze identifikovat podle značky:
  
• Pokud potřebujete další informace o přidání nebo správě subkontaktu, doporučujeme se podívat na článek: Přidání subkontaktu

Poznámka

• Prosím, ujistěte se, že údaje zadané pro subkontakt jsou správné a odpovídají skutečnosti. Hostico schválí pouze kontakty, které mají reálné, identifikovatelné údaje, ale nenese odpovědnost v případě, že daňový doklad byl vydán se nesprávnými údaji v důsledku zadání chybných informací;
• Změna údajů v proformě automaticky neznamená vystavení faktury na základě těchto údajů. Musíte zajistit, aby platba byla provedena na jméno společnosti uvedené na proformě. Pro aktuální platební metody to znamená:
  1. Bankovní převod - Jméno a IČO společnosti musí být uvedeno plátcem nebo v patičce pod údaji plátce;
  2. Platební karta - Při této platební metodě nelze plátce přímo identifikovat a faktura bude vystavena přímo na základě údajů uvedených v proformě.
• Úprava pro forma může být provedena vícekrát; pokud byl subkontakt původně vyplněn nesprávně, může být revidován a postup může být požadován znovu;
• Při vytváření subkontaktu nejsou všechna pole povinná. V případě jednotlivců není nutné vyplňovat název společnosti a číslo obchodního rejstříku;
• Pokud zadaná data nejsou dostatečná k identifikaci plátce, faktura bude automaticky změněna zpět na data z klientského účtu Hostico;
• V případě jednotlivců je CNP povinné.